Note d'information-consultation du CSE
Projet de déploiement de l'outil DeepWorkGraph
Modèle fourni par l'éditeur — version du 24 août 2026. Ce document est un point de départ, pas un modèle validé par un avocat. L'entreprise reste responsable de traitement et seule juge de ce qu'elle dépose en séance. Ce qui est surligné et entre crochets est à compléter par vous. Version en ligne, toujours à jour : https://deepworkgraph.com/deploiement-rh
Entreprise : [RAISON SOCIALE] Séance du : [DATE] Émetteur : [DIRECTION / DRH] Objet : information-consultation sur le projet de déploiement d'un outil de coordination interne — DeepWorkGraph
1. Objet de la présente note
La direction envisage de déployer l'outil DeepWorkGraph auprès de [POPULATION CONCERNÉE — ex. : le comité de direction, puis l'ensemble des salariés du site de X], à compter du [DATE].
L'outil traite des données à caractère personnel de salariés et produit des éléments nominatifs. La direction sollicite en conséquence l'avis du CSE, sur le fondement de [PRÉCISER LE FONDEMENT RETENU PAR L'ENTREPRISE — ex. : art. L.2312-38 du Code du travail, moyens et techniques permettant un contrôle de l'activité des salariés].
La présente note décrit le traitement envisagé, ce que l'outil fait et ce qu'il ne fait pas, les destinataires des données, les durées de conservation et les droits des salariés.
2. Finalité poursuivie
Finalité retenue : [PHRASE UNIQUE — proposition de l'éditeur : « Fluidifier la coordination entre équipes en rendant visibles les sujets qui demandent de l'alignement. »]
Cette finalité est exclusive. Elle ne comprend pas :
- l'évaluation individuelle des salariés ;
- la mesure de la charge de travail individuelle à des fins de décision RH ;
- la préparation d'entretiens annuels, de décisions disciplinaires ou de mesures d'organisation individuelles ;
- le contrôle du temps de travail ou du temps de connexion.
Tout usage sortant de cette finalité constituerait un traitement distinct, qui appellerait une nouvelle information et une nouvelle consultation.
3. Description du fonctionnement
3.1 Ce que fait le salarié
Chaque salarié concerné reçoit une sollicitation quotidienne (notification ou email) l'invitant à décrire, en 45 secondes environ, ce qui avance et ce qui coince dans son travail. Il répond par la voix ou par écrit, depuis un navigateur — il n'y a pas d'application à installer.
Cet échange est appelé un « entretien » (nommé deep dans l'interface).
3.2 Ce que fait l'outil
À partir de l'entretien, l'outil extrait des éléments de coordination :
- une décision prise ;
- un sujet dont la responsabilité n'est pas attribuée ;
- une escalade (un point qui doit remonter) ;
- un point d'alignement entre plusieurs personnes.
Ces éléments sont nominatifs : ils portent le nom de leur auteur, celui de leurs destinataires, et celui des personnes citées comme étant dans le circuit du sujet. Ils sont transmis aux personnes concernées et alimentent une synthèse hebdomadaire destinée à la direction (« Pouls »).
Le contenu de l'entretien lui-même — la formulation, le ton, ce qui n'a pas été retenu comme élément de coordination — n'est lisible par personne d'autre que son auteur. Ni par la direction, ni par un administrateur de l'espace, ni par l'éditeur.
3.3 Un principe structurant : les frictions portent sur des sujets, pas
sur des personnes
L'outil distingue deux registres :
-
La friction de coordination — « j'attends cette validation depuis trois semaines », « nous ne savons pas qui tranche entre nous deux ». Elle est extraite et transmise, nominativement. Un responsable hiérarchique peut y apparaître comme n'importe quel autre salarié : il y figure comme un point du circuit de décision, pas comme un sujet d'appréciation.
-
L'appréciation portant sur une personne — « il met la pression », « je ne me sens pas soutenu ». Elle n'est pas extraite. Ce n'est pas un filtrage à l'affichage ni un marquage de confidentialité : la phrase reste dans l'entretien, que personne d'autre ne lit. En cas de doute sur le registre, l'outil ne transmet rien.
Conséquence directe : l'outil ne constitue pas un canal de signalement. Il ne recueille pas d'appréciation sur les personnes et ne peut donc servir ni de dispositif d'alerte professionnelle, ni de recueil de risques psychosociaux, ni de support à une procédure disciplinaire. Il ne se substitue pas aux dispositifs existants de l'entreprise et ne les alimente pas.
3.4 Ce que l'outil ne fait pas
- Aucune note, aucun score individuel, aucun classement de salariés.
- Aucune passerelle vers un SIRH, un outil d'évaluation ou un dossier du personnel.
- Aucune mesure du temps de connexion, du temps de travail ou d'une quelconque productivité.
- Aucune lecture des messageries, des emails ou des agendas : l'outil ne traite que ce que le salarié lui dit.
- Aucune décision produisant des effets juridiques n'est prise automatiquement.
3.5 Sur le caractère nominatif — point d'attention
L'outil produit des indicateurs de circulation du type « [Prénom] est mentionnée dans 5 sujets cette semaine ».
Ce que cet indicateur mesure : cinq sujets en cours passent par la même personne. C'est une mesure portant sur des dossiers, pas sur des comportements. Lu correctement, il signale d'abord une organisation à corriger — un sujet mal réparti, un point de passage unique.
Ce qu'il ne mesure pas : ni la qualité du travail, ni l'engagement, ni la performance.
La direction s'engage à ce que ces indicateurs ne soient pas utilisés comme élément d'appréciation individuelle, ni versés à un dossier individuel. [À CONFIRMER / ADAPTER PAR L'ENTREPRISE]
4. Données traitées
| Catégorie | Détail |
|---|---|
| Identification | Nom, prénom, email professionnel |
| Situation dans l'organisation | Rôle, missions déclarées, expertises déclarées, rattachement hiérarchique déclaré |
| Contenu déclaratif | Contenu des entretiens (texte et, le cas échéant, transcription vocale) |
| Éléments extraits | Décisions, responsabilités, escalades, points d'alignement — nominatifs |
| Indicateurs | Nombre d'entretiens, nombre de mentions, sujets en cours par personne |
| Techniques | Journaux de connexion, données de compte, mesures d'usage du produit |
Aucune donnée relevant des catégories particulières de l'article 9 du RGPD n'est collectée intentionnellement. Le salarié reste maître de ce qu'il dit ; la note d'information l'invite à s'en tenir à son travail.
5. Base légale retenue
[BASE LÉGALE RETENUE PAR L'ENTREPRISE. L'éditeur retient pour sa part l'intérêt légitime (art. 6.1.f du RGPD) et documente un test de mise en balance dans la trame d'analyse d'impact fournie.]
Le consentement n'est pas retenu comme base : dans une relation de travail, le lien de subordination le rend rarement libre au sens du RGPD. La participation reste néanmoins volontaire dans les faits — un salarié qui ne répond pas ne produit aucune donnée.
6. Destinataires
| Donnée | Le salarié | Direction et Comex | L'éditeur |
|---|---|---|---|
| Contenu de ses entretiens | Oui | Non | Non |
| Éléments extraits le concernant | Oui | Oui | Non |
| Indicateurs et carte d'équipe | Oui | Oui | Non |
| Synthèse hebdomadaire | Selon réglage | Oui | Non |
| Sa fiche | Oui (il l'édite) | Oui | Non |
| Données techniques | Les siennes | Facturation | Oui (exploitation, support) |
Le support de l'éditeur travaille sur des identifiants et des journaux techniques. Un accès à un compte pour diagnostiquer un incident est demandé au préalable à la personne concernée.
Palier hiérarchique intermédiaire : à la date de la présente note, la lecture est ouverte à la direction et au comité de direction. Un palier « responsable d'équipe » est en cours de conception chez l'éditeur ; il fera l'objet d'une information complémentaire s'il est activé.
7. Sous-traitants et hébergement
| Sous-traitant | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| AGSENS ENTREPRISE (éditeur) | Fourniture du service | France |
| Hetzner Online GmbH | Hébergement applicatif, base de données, sauvegardes | Allemagne (UE) |
| Mistral AI | Transcription vocale et extraction | France (UE) |
| Anthropic, PBC | Extraction structurée | États-Unis — clauses contractuelles types, Zero Data Retention |
| Resend, Inc. | Emails transactionnels | États-Unis — clauses contractuelles types |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Paiement de l'abonnement | Irlande (UE) |
Les transferts hors Union européenne sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Le contenu transmis pour extraction n'est pas conservé côté Anthropic après traitement (engagement contractuel de non-rétention) et n'est utilisé pour l'entraînement d'aucun modèle.
Liste à jour et datée : https://deepworkgraph.com/legal/privacy
8. Durées de conservation
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Entretiens, éléments extraits, fiches | Durée de l'abonnement ; effacement en cascade sous 30 jours après résiliation |
| Compte utilisateur | Jusqu'à suppression, ou 24 mois d'inactivité |
| Journaux applicatifs | 30 jours |
| Mesures d'usage du produit | 12 mois maximum (désactivable pour tout l'espace) |
| Facturation | 10 ans (obligation comptable) |
Il n'y a pas de suppression logique : l'effacement est réel, en base, avec cascade.
9. Départ d'un salarié
- Sa fiche est désactivée : plus de sollicitation, plus de siège facturé, sortie des vues actives.
- Ses entretiens restent illisibles par tout le monde. Un départ ne les ouvre à personne.
- Les éléments de coordination ouverts subsistent, car ce sont des sujets en cours et non des données d'appréciation. L'entreprise décide de les clore ou de les réattribuer.
- Un effacement complet des données d'une personne peut être demandé à l'éditeur ; il est réalisé sous 30 jours.
10. Droits des salariés
| Droit | Modalité |
|---|---|
| Information | La présente note et la note individuelle remise avant ouverture |
| Accès | Chacun consulte sa fiche et l'intégralité de ses entretiens dans son journal, à tout moment. Copie exportable sur demande |
| Rectification | La fiche s'édite ; un entretien se corrige (les éléments extraits sont recalculés) |
| Effacement | Suppression du compte depuis les préférences ; pour les contenus détenus par l'entreprise, demande auprès de [CONTACT INTERNE] |
| Opposition | Ne pas répondre suffit à ne rien produire ; les rappels se coupent dans les préférences ; la fiche peut être désactivée |
| Réclamation | [CONTACT INTERNE], puis la CNIL |
Contact interne : [NOM, FONCTION, EMAIL] Contact éditeur : hello@rifflab.studio
11. Mesures d'accompagnement proposées
- Information individuelle écrite remise avant le premier lien d'accès.
- Ouverture progressive : [PÉRIMÈTRE PILOTE] pendant [DURÉE], puis extension après retour au CSE.
- Point d'étape en CSE à [ÉCHÉANCE — ex. : J+30], sur la base des éléments réellement produits.
- Engagement écrit de non-utilisation des indicateurs à des fins d'appréciation individuelle.
- [AUTRE MESURE PROPRE À L'ENTREPRISE]
12. Questions fréquentes en séance
« Est-ce que la direction peut lire ce que les gens disent ? » Non. Elle voit les éléments de coordination extraits — des sujets, avec des noms — et pas le contenu de l'entretien.
« Est-ce anonyme ? » Non, et ce n'est pas présenté comme tel. La direction voit qui dit quoi. C'est le choix de conception de l'outil : sans nom, un sujet n'a pas de responsable et ne peut pas être débloqué. La garantie porte sur la nature de ce qui circule — des sujets de travail — pas sur l'anonymat.
« Un salarié peut-il se plaindre de son responsable via l'outil ? » Non. Une friction de coordination impliquant un responsable est transmise (« j'attends sa validation »). Une appréciation sur sa manière de manager n'est pas extraite du tout. L'outil n'est pas un canal de signalement.
« Que se passe-t-il si quelqu'un ne veut pas participer ? » Techniquement, rien : sans réponse, aucune donnée n'est produite. Les rappels se désactivent depuis les préférences. La position de l'entreprise sur ce point est : [À COMPLÉTER].
« Les données sortent-elles d'Europe ? » L'hébergement, la base et les sauvegardes sont en Allemagne. La transcription est en France. Une partie de l'extraction est réalisée aux États-Unis sous clauses contractuelles types, sans conservation après traitement.
« Est-ce que ça sert aux augmentations ou aux entretiens annuels ? » Non. Il n'existe aucune passerelle technique vers un SIRH ou un outil d'évaluation. [ENGAGEMENT DE L'ENTREPRISE SUR CE POINT]
13. Avis sollicité
La direction sollicite l'avis du CSE sur le projet décrit ci-dessus, ainsi que sur les mesures d'accompagnement proposées au point 11.
Documents joints : [analyse d'impact / note d'information individuelle / politique de confidentialité de l'éditeur / accord de sous-traitance].
Modèle DeepWorkGraph — https://deepworkgraph.com/deploiement-rh